Perubahan nama dicatat Dukcapil berdasarkan penetapan pengadilan negeri. Pasal 52 ayat (1) Undang-Undang Nomor 23 Tahun 2006 menempatkan penetapan itu di pengadilan negeri tempat pemohon. Setelah salinan penetapan diterima, penduduk melaporkannya kepada instansi pelaksana yang menerbitkan akta pencatatan sipil, paling lambat 30 hari. Pejabat pencatatan sipil lalu menulis catatan pinggir pada register dan pada kutipan akta. Syarat lapornya ada pada Pasal 53 Peraturan Presiden Nomor 96 Tahun 2018, dan urutan di loket ada pada Pasal 80 Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 108 Tahun 2019. Penjelasan layanan dimuat di dukcapil.kemendagri.go.id.
Jalur ini untuk nama yang diganti. Salah ketik yang disamakan dengan akta atau ijazah yang sudah ada memakai perbaikan elemen data, dan dijelaskan di bagian tersendiri. Penetapan pengadilan tidak diganti dengan surat RT, surat kelurahan, atau keterangan yang disusun di luar panitera.
Dua kota yang bisa berbeda
Pengadilan negeri yang memutus adalah pengadilan di tempat pemohon. Dinas yang menulis catatan pinggir adalah dinas yang menerbitkan akta pencatatan sipil orang itu, karena register tersimpan di sana. Pasal 52 ayat (2) yang mengarah ke instansi penerbit akta. Pemohon yang sudah pindah kabupaten tetap melapor ke dinas penerbit akta, dalam 30 hari sejak salinan penetapan diterima. Hitungan dimulai pada hari salinan itu diterima penduduk, dan tanggal sidang tidak menggantikan tanggal terima.
Salinan penetapan diminta di pengadilan yang memutus. Biaya perkara mengikuti ketetapan pengadilan. Pencatatan di Dukcapil tidak dipungut biaya, sesuai Pasal 79A Undang-Undang Nomor 24 Tahun 2013. Uang yang diminta di depan dinas agar catatan pinggir “didahulukan” tidak masuk ke kas dinas dan tidak menggantikan salinan dari panitera.
Berkas yang dilampirkan
Pasal 53 meminta lima hal, dan yang kelima hanya untuk orang asing: salinan penetapan pengadilan negeri, kutipan akta pencatatan sipil, Kartu Keluarga, KTP elektronik, serta dokumen perjalanan bagi orang asing. Kutipan yang dilampirkan adalah kutipan yang akan diberi catatan pinggir, misalnya kutipan akta kelahiran. Kartu Keluarga dan KTP dipakai mencocokkan identitas pemohon dengan register.
Laman Ditjen Dukcapil menambahkan tata cara di loket. Pemohon mengisi F-2.01. Fotokopi Kartu Keluarga diverifikasi terhadap isian formulir. Salinan asli penetapan ditunjukkan kepada petugas untuk membuktikan keaslian, dan yang tinggal di berkas adalah fotokopinya. KTP saksi, ayah, ibu, atau wali tidak diminta, karena identitas mereka sudah tertulis pada F-2.01 bila memang tercantum. KTP elektronik pemohon yang sudah memiliki kartu tetap dilampirkan, karena Pasal 53 menyebutnya.
Anak yang belum memiliki KTP diurus orang tua yang tercantum pada Kartu Keluarga. Yang dibawa adalah KTP orang tua, kutipan akta anak, Kartu Keluarga, dan salinan penetapan. Satu penetapan untuk satu orang. Dua anak yang namanya diganti bersama-sama tetap dua laporan, dengan nama masing-masing pada salinan penetapan dan pada kutipan aktanya.
Catatan pinggir, lalu kartu baru
Pasal 80 mengatur urutan setelah berkas masuk. Petugas memverifikasi formulir dan syarat. Data direkam ke basis kependudukan. Pejabat pencatatan sipil memberi catatan pinggir pada register dan pada kutipan, lalu kutipan yang sudah dicatat itu diserahkan kepada pemohon. Pasal 52 ayat (3) memuat akibat yang sama: catatan pinggir pada register dan pada kutipan. Nama lama dan nama baru yang tertulis pada catatan itu mengikuti salinan penetapan, dan tidak ditambah gelar atau ejaan lain di loket.
Periksa catatan pinggir sebelum meninggalkan loket. Simpan kutipan yang sudah diberi catatan bersama salinan penetapan. Setelah nama di basis berubah, Kartu Keluarga dan KTP dicetak ulang. Perubahan elemen pada kartu memakai kartu lama dan bukti peristiwa. Bukti peristiwanya adalah penetapan beserta kutipan yang sudah diberi catatan pinggir. KTP yang masih memuat nama lama diperbarui dari basis itu. Penetapan pengadilan saja, tanpa KTP yang sudah dicetak ulang, masih menunjukkan nama lama pada kartu yang beredar.
Nama pada basis yang sudah diperbarui yang dipakai untuk paspor, sekolah, bank, dan pajak. Salinan penetapan yang difoto di grup tidak menggantikan kutipan bercatat dan KTP baru bila instansi tujuan meminta dokumen yang dikeluarkan dinas.
Salah tulis pada kartu
Permendagri Nomor 74 Tahun 2015 memisahkan elemen statis dan dinamis. Nama termasuk elemen dinamis. Perbaikan kesalahan tulis redaksional pada Pasal 5 dilampiri dokumen pendukung. Pasal 6 menyebut fotokopi kutipan akta kelahiran atau ijazah untuk perubahan elemen nama pada KTP, lalu pencatatan di sistem informasi administrasi kependudukan, dan biodata itu menjadi dasar KTP baru. Jalur ini menyamakan tulisan pada KTP dengan nama yang sudah tercantum pada akta atau ijazah.
Nama yang kata-katanya diganti, dan belum tercantum pada akta, tetap melalui penetapan pengadilan negeri lalu catatan pinggir. Ijazah tidak dijadikan dasar untuk menulis nama yang tidak ada pada ijazah itu. Gelar yang memang tercetak pada ijazah dimuat sebagai elemen data dengan ijazah tersebut. Penambahan gelar tidak memakai penetapan ganti nama, dan tidak mengubah kata nama yang sudah ditetapkan pengadilan.
Tempat dan tanggal lahir serta golongan darah termasuk elemen statis pada Pasal 3 peraturan menteri itu. Kesalahan tempat dan tanggal lahir dilampiri kutipan akta kelahiran dan/atau ijazah. Golongan darah dilampiri surat keterangan medis. Keduanya tidak diajukan sebagai perubahan nama. NIK yang berbeda antar dokumen diselesaikan dengan memakai NIK pada KTP elektronik, sesuai Pasal 3 ayat (2), dan nomor induk yang baru tidak dibeli di luar dinas.
Orang asing dan kanal dinas
Orang asing menambah dokumen perjalanan pada daftar Pasal 53. Kartu izin tinggal yang menjadi dasar kependudukannya ditunjukkan bila papan dinas memintanya untuk mencocokkan data. Formulirnya tetap F-2.01. Catatan pinggir ditulis pada kutipan akta pencatatan sipil yang tercatat di Indonesia.
Sebagian dinas membuka unggahan daring untuk janji temu. Pasal 94 Permendagri Nomor 108 Tahun 2019 menempatkan layanan daring pada situs dan anjungan yang akunnya diterbitkan dinas: pemohon memilih jenis layanan, mengunggah syarat, lalu membawa jadwal yang dicetak ke kantor. Tautan yang dipakai adalah tautan dinas penerbit akta. Pesan yang meminta foto penetapan, KTP, dan Kartu Keluarga lebih dulu, lalu menagih ongkos catat, berada di luar pasal itu.
Nomor Kartu Keluarga berlaku terus selama orang yang menjadi kepala keluarga tidak berganti, sesuai Pasal 61 ayat (3) undang-undang administrasi kependudukan. Perubahan ejaan atau kata nama pada orang yang sama tidak dijadikan alasan menerbitkan nomor keluarga baru. Nomor baru muncul bila kepala keluarganya diganti orang lain. NIK pemohon juga tetap. Nama yang baru menempel pada nomor induk yang sudah ada, dan tidak diterbitkan NIK kedua untuk nama baru itu.
Paspor, NPWP, dan rekening yang masih memuat nama lama diperbarui di instansi penerbitnya setelah kutipan bercatat dan KTP baru selesai. Masing-masing instansi memakai daftar syaratnya sendiri. Kutipan yang sudah diberi catatan pinggir dan KTP dengan nama baru yang ditunjukkan di sana. Mengubah nama di satu kartu, lalu membiarkan kartu lain, membuat data yang sama tampil dengan dua nama.
Yang ditolak di luar kantor
Surat pengantar RT atau RW tidak tertulis pada Pasal 53. Laporan 30 hari tidak disertai denda pada Pasal 52. Berkas yang sama, yaitu salinan penetapan, kutipan akta, Kartu Keluarga, dan KTP, tetap diserahkan ke dinas penerbit akta bila tanggal terima salinan sudah lewat. Penawaran “denda telat ganti nama” di luar loket tidak ada pada pasal tersebut.
Jasa yang menyerahkan salinan penetapan tanpa nomor perkara dari pengadilan negeri tempat pemohon tidak memenuhi Pasal 52 ayat (1). Petugas mencocokkan salinan yang ditunjukkan dengan identitas pada F-2.01. Nama pada catatan pinggir tidak diubah lagi di meja jasa setelah kutipan diserahkan. Perbaikan susulan, bila penetapan lain memang terbit, memakai salinan penetapan yang baru dan laporan yang baru pula.
Diperiksa pada 29 Oktober 2026. Dasarnya Pasal 52 Undang-Undang Nomor 23 Tahun 2006, Pasal 53 Peraturan Presiden Nomor 96 Tahun 2018, Pasal 80 Permendagri Nomor 108 Tahun 2019, serta Pasal 3 sampai Pasal 6 Permendagri Nomor 74 Tahun 2015 untuk perbaikan elemen pada KTP.
