Kutipan akta kelahiran yang hilang, rusak, atau berada di tangan pihak lain diterbitkan kembali oleh Dinas Dukcapil di tempat domisili. Pasal 92 Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 108 Tahun 2019 mengatur tiga kondisi itu. Yang terbit adalah kutipan dari register yang sudah ada, dan pencatatan kelahiran pertama untuk bayi yang belum punya akta mengikuti panduan tersendiri. Dirjen Dukcapil Zudan Arif Fakrulloh, pada 18 April 2022, menjelaskan pengurusan dilakukan di dinas sesuai alamat KTP terakhir, dengan surat kehilangan dari kepolisian di tempat tinggal sekarang, dan tanpa dipungut biaya.
Dasarnya Pasal 90 sampai Pasal 93 peraturan menteri itu, plus Pasal 79A Undang-Undang Nomor 24 Tahun 2013 yang menutup pungutan pada penerbitan dokumen kependudukan. Penjelasan layanan ada di dukcapil.kemendagri.go.id.
Tiga kondisi, tiga lampiran
Akta yang rusak dilampirkan apa adanya. Pasal 92 ayat (3) mensyaratkan kutipan yang rusak pada permohonan. Sobek, kena noda, atau tidak terbaca tetap dibawa. Surat polisi tidak diminta selama lembarnya masih ada.
Akta yang hilang dilampirkan surat keterangan hilang dari kepolisian. Itu Pasal 92 ayat (4). Laporan dibuat sendiri di kantor polisi sesuai tempat tinggal pada KTP terakhir. Sebut nama pada akta, perkiraan tahun terbit, dan daerah yang menerbitkan bila masih ingat. Surat yang keluar dari meja polisi itu yang diserahkan ke dinas. Foto akta lama yang dikirim ke nomor di luar kantor tidak menjadi surat keterangan.
Akta yang berada dalam penguasaan salah satu pihak yang bersengketa memakai surat pernyataan, sesuai Pasal 92 ayat (5). Kondisi ini mencakup kutipan yang ditahan pihak lain. Bunyi pernyataan dan jumlah saksi mengikuti formulir yang dipasang Dinas Dukcapil domisili. Ayat itu tidak memuat tarif tebusan kepada pihak yang menahan lembar. Permohonan tetap diajukan ke dinas, dan lembar baru keluar dari register, setelah pernyataan diterima.
Di dinas domisili, bukan di kota kelahiran
Pasal 92 ayat (2) menempatkan penerbitan kembali di domisili penduduk. Alamat pada KTP terakhir yang dipakai, sesuai penjelasan Dirjen. Perjalanan ke kabupaten tempat akta pertama kali terbit tidak menjadi syarat pemohon. Dinas domisili yang menelusuri register.
Pasal 91 ayat (2) memungkinkan penerbitan kembali register di tempat register dulu terbit atau sesuai domisili, berdasarkan kutipan atau fotokopinya. Fotokopi yang masih tersimpan mempercepat pencarian arsip. Bila fotokopi tidak ada, petugas mencari dari NIK, nama, dan data keluarga pada Kartu Keluarga. Nomor register yang dibeli dari pihak luar tidak menggantikan pencarian itu.
Baca papan syarat di dinas tujuan. Banyak daerah meminta fotokopi Kartu Keluarga dan KTP elektronik agar identitas pemohon cocok dengan register. Sebagian daerah menambah fotokopi buku nikah atau kutipan akta perkawinan orang tua. Tambahan itu berlaku di daerah yang menuliskannya, dan tidak disalin menjadi syarat untuk seluruh Indonesia. Yang nasional untuk kondisi hilang tetap surat keterangan hilang dari kepolisian.
Formulir diisi di loket. Sejumlah dinas memakai F-2.01F untuk pembetulan, pembatalan, dan kutipan kedua. Bila papan setempat memakai nomor lain, ikuti nomor itu. Permendagri Nomor 109 Tahun 2019 mengatur blangko pencatatan sipil. Blangko kosong yang dijual di luar kantor tidak dicatat di register.
Siapa yang mengajukan
Pemohon adalah penduduk yang kelahirannya tercatat, dengan KTP elektronik bila sudah memiliki. Anak yang belum punya KTP diurus orang tua yang tercantum pada Kartu Keluarga, dengan identitas orang tua dan identitas anak. Pasal 92 tidak memuat surat kuasa. Bila pemohon berhalangan dan dinas domisili menyediakan jalur kuasa, pakai formulir yang dipasang dinas itu.
Satu keluarga yang aktanya hilang bersama Kartu Keluarga mengurus sesuai bendanya. Surat kehilangan akta tidak otomatis mengganti Kartu Keluarga. Kartu Keluarga yang hilang memakai Pasal 13 Peraturan Presiden Nomor 96 Tahun 2018. Dua laporan polisi yang terpisah lebih rapi daripada satu surat yang mencampur kedua dokumen tanpa rincian.
Kutipan baru memakai register lama
Pasal 93 menerbitkan kutipan setelah pencatatan pada register. Isi kutipan mengikuti register: nama, tempat dan tanggal lahir, serta nama orang tua yang sudah tercatat. Penerbitan kembali tidak mengubah ejaan nama, tanggal lahir, atau status hubungan. Perbedaan antara register dan keadaan sebenarnya diselesaikan lewat pembetulan akta, dengan bukti yang diminta untuk pembetulan, lalu catatan pada register. Permintaan mengoreksi nama di dalam formulir kehilangan dikembalikan petugas ke jalur pembetulan.
Akta yang belum pernah tercatat tidak punya register untuk dikutip. Bayi atau orang dewasa yang belum punya kutipan sama sekali mengikuti pencatatan kelahiran, lengkap dengan surat keterangan kelahiran dan batas pelaporan pada undang-undang administrasi kependudukan. Jalur kutipan kedua baru dipakai setelah register itu ada.
Periksa lembar sebelum meninggalkan loket. Nama, tanggal, dan nomor yang tercetak dicocokkan dengan Kartu Keluarga. Simpan kutipan baru. Salinan yang beredar di grup tidak menggantikan kutipan yang dikeluarkan dinas bila sekolah, kantor imigrasi, atau bank meminta yang asli.
Laman Ditjen menyebut kutipan akta kelahiran dipakai antara lain untuk KTP elektronik, Kartu Keluarga, pendaftaran sekolah, paspor, dan pencatatan perkawinan. Lembar pengganti dari register yang sama itulah yang dipakai untuk keperluan itu. Nomor pada kutipan mengikuti register. Catat nomor itu bersama NIK. Permintaan mengganti nomor register agar terlihat lebih baru tidak dilayani pada jalur kehilangan.
Kutipan yang masih utuh di tangan pemohon tetap berlaku. Instansi yang meminta salinan berstempel mengikuti layanan legalisir yang diumumkan dinas, selama lembar aslinya ada. Kutipan kedua dipakai ketika asli hilang, rusak, atau ditahan. Meminta kutipan kedua padahal asli masih disimpan membuat dua lembar beredar untuk satu register. Serahkan kondisi yang sesuai ke loket.
Setiap orang punya register kelahiran sendiri. Dua anak yang aktanya hilang bersama-sama diajukan sebagai dua permohonan, dengan nama masing-masing pada surat kehilangan. Satu surat polisi dapat menyebut beberapa dokumen bila nama dan jenis aktanya tertulis jelas. Surat yang hanya bertuliskan “dokumen hilang”, tanpa nama, menyulitkan petugas membuka register yang tepat.
Kanal daring dinas
Pasal 94 membuka pelayanan daring melalui situs dan anjungan dukcapil mandiri. Pada jalur situs, pemohon memilih jenis layanan, mengunggah persyaratan, memilih jadwal yang disediakan, lalu mencetak jadwal dan membawanya ke dinas, UPT, atau perwakilan. Akun anjungan yang diterbitkan dinas berlaku dua tahun, dengan PIN dan kode yang dikirim lewat pesan resmi dinas. Hasil layanan keluar dari alur itu.
Tautan, jadwal, dan unggahan yang dipakai adalah yang diumumkan Dinas Dukcapil domisili. Nomor yang menghubungi lebih dulu, lalu meminta foto KTP, Kartu Keluarga, dan surat polisi, berada di luar Pasal 94. Kode PIN anjungan tidak diberikan kepada orang yang menawarkan jasa cetak.
Tanpa biaya
Pengurusan dan penerbitan dokumen kependudukan tidak dipungut biaya. Tidak ada tarif kutipan kedua, tarif legalisir register, atau tarif percepat pada Pasal 92. Uang yang diminta dengan alasan blanko habis, antrean, atau “surat keterangan dari daerah asal” tidak masuk ke kas dinas. Lama proses mengikuti antrean dan waktu dinas menelusuri register daerah lain. Standar jam di satu kabupaten tidak menjadi janji nasional.
Surat pengantar RT atau RW tidak tertulis pada Pasal 92. Laporan polisi untuk kondisi hilang keluar dari kantor kepolisian. Pernyataan untuk kutipan yang ditahan pihak lain ditandatangani pemohon sesuai formulir dinas, dan tidak diganti kuitansi pelunasan utang kepada pemegang lembar lama.
Akta sipil lain pada pasal yang sama
Pasal 92 menyebut kutipan akta pencatatan sipil, sehingga pola yang sama dipakai untuk kutipan akta kematian, perkawinan, dan perceraian yang hilang atau rusak: dinas domisili, lampiran sesuai kondisi, dan tanpa pungutan. Pencatatan peristiwa yang belum pernah dicatat tetap lewat jalur peristiwa itu, dengan bukti putusan, surat kematian, atau surat pemuka agama. Kutipan kedua tidak menciptakan peristiwa yang belum ada di register.
Diperiksa pada 28 Oktober 2026. Dasarnya Pasal 90 sampai Pasal 94 Permendagri Nomor 108 Tahun 2019, penjelasan Dirjen Dukcapil pada 18 April 2022, dan Pasal 79A Undang-Undang Nomor 24 Tahun 2013.
