BPKB yang hilang diganti dengan buku baru oleh unit registrasi kepemilikan. Pasal 32 ayat (2) Peraturan Kepolisian Nomor 7 Tahun 2021 meminta formulir, identitas pemilik, surat tanda penerimaan laporan dari Polri, berita acara pemeriksaan dari penyidik, STNK, bukti bayar penerimaan negara bukan pajak, surat pernyataan pemilik yang bermeterai, bukti pengumuman di media cetak tiga kali, dan hasil cek fisik. Pasal 16 ayat (5) memang membuka penerbitan buku karena hilang atau rusak. Buku kedua tidak dibeli di luar unit itu.
Unit kepemilikan berkedudukan di Kepolisian Daerah atau Kepolisian Resor, sesuai Pasal 3 ayat (2). Loket pengesahan tahunan di Samsat mengurus STNK, bukan penggantian buku pemilik. Permohonan tidak dikirim hanya ke markas Korlantas. Material buku disediakan Korlantas Polri, dan spesifikasi buku ditetapkan Keputusan Kakorlantas, sesuai Pasal 5 ayat (3) dan Pasal 16 ayat (4).
Hilang dan rusak tidak membawa berkas yang sama
Hilang memakai laporan polisi, berita acara penyidik, pernyataan pemilik, dan tiga kali pengumuman. Rusak memakai buku yang rusak itu sendiri. Pasal 32 ayat (3) untuk buku rusak meminta identitas, BPKB yang rusak, bukti bayar, STNK, dan hasil cek fisik. Laporan polisi dan iklan tidak ada pada daftar rusak. Lembar yang sobek atau tidak terbaca dibawa apa adanya, bukan dilaporkan hilang agar terbit buku kedua sementara lembar lama masih ada.
Buku yang masih dipegang perusahaan pembiayaan atau bank bukan jalur hilang. Pemegang buku itulah yang menunjukkan aslinya bila suatu layanan meminta BPKB. Pemilik tidak membuat laporan kehilangan untuk mendapat buku kedua di samping buku yang masih menjadi jaminan.
Laporan, berita acara, dan pernyataan
Ada dua produk kepolisian pada daftar hilang, dan keduanya dilampirkan. Yang pertama surat tanda penerimaan laporan. Yang kedua berita acara pemeriksaan dari penyidik. Tanda penerimaan saja belum memenuhi angka 4 pada ayat (2). Keduanya diminta di kepolisian, bukan disusun di luar meja penyidik.
Pemilik membuat surat pernyataan bermeterai cukup. Isinya, sesuai ayat (2), menyatakan BPKB yang hilang tidak terkait kasus pidana dan perdata. Daftar ini tidak menambah frasa pelanggaran lalu lintas. Frasa itu ada pada penggantian STNK, bukan pada pasal buku pemilik. Pernyataan ditandatangani pemilik. Meterai mengikuti bea meterai yang berlaku.
Tiga kali pengumuman
Ayat (2) meminta bukti pengumuman pada media cetak sebanyak tiga kali berturut-turut. Tenggangnya setiap bulan satu kali. Bulan pertama di media cetak lokal. Bulan kedua dan ketiga di media cetak nasional. Tiga iklan dalam satu minggu, atau unggahan yang bukan media cetak, tidak memenuhi tenggang dan jenis media pada pasal itu.
Simpan bukti terbit dari tiap bulan: nama media, tanggal, dan teks yang memuat identitas kendaraan sesuai yang diminta unit. Iklan yang tanggalnya loncat lebih dari pola sebulan sekali, atau yang bulan keduanya masih di media lokal, dikembalikan pada verifikasi. Urutan tidak dipersingkat dengan membayar jasa di luar redaksi.
STNK dan cek fisik
Daftar hilang dan daftar rusak sama-sama meminta STNK. Buku STNK yang masih ada dibawa asli. Bila STNK ikut hilang, Pasal 60 meminta BPKB untuk mengganti STNK, sementara Pasal 32 meminta STNK untuk mengganti BPKB. Unit registrasi yang membuka berkas pada hari itu yang menentukan urutan kelengkapan. Salah satu dokumen tidak diganti dengan fotokopi yang dilegalisir sendiri, dan tidak dibeli di luar kantor.
Pasal 11 ayat (10) mewajibkan cek fisik untuk penggantian bukti registrasi. Pemeriksaan mencakup kelengkapan dan fungsi keselamatan serta identitas kendaraan, termasuk nomor rangka dan nomor mesin. Hasilnya berita acara. Ayat (8) pasal yang sama menyatakan berita acara dapat menjadi pertimbangan permohonan dijalankan atau ditolak. Kendaraan hadir. Formulir cek fisik diadakan Korlantas, bukan dibeli sebagai paket di luar pagar. Foto yang dikirim ke nomor pribadi tidak menjadi berita acara.
Di unit kepemilikan
Pasal 33 menempatkan penerbitan BPKB pada permohonan tertulis ke unit pelaksana registrasi. Tahapannya identifikasi dan verifikasi, pembayaran, pendaftaran, pencetakan, penyerahan, lalu pengarsipan. Petugas meneliti kelengkapan dan keabsahan, mencocokkan hasil cek fisik, dan memeriksa kesesuaian asal-usul serta kepemilikan. Berkas yang kurang diberitahukan tertulis dan dikembalikan untuk dilengkapi. Berkas yang sudah sesuai menghasilkan surat ketetapan kewajiban pembayaran.
Bayar lewat bank persepsi, tunai atau nontunai, sesuai angka pada ketetapan. Bila tidak ada bank persepsi, pembayaran melalui bendahara penerimaan atau pembantu bendahara penerimaan, sesuai Pasal 35. Angka pada papan di luar ketetapan hari itu tidak dipakai. Tidak ada tarif nasional yang dibekukan di luar surat ketetapan.
Identitas pemilik mengikuti Pasal 10 ayat (6). Perseorangan warga negara Indonesia memakai KTP. Warga negara asing dengan izin tinggal tetap menambah kartu izin tinggal tetap. Yang izinnya terbatas memakai surat keterangan tempat tinggal dan kartu izin tinggal terbatas. Badan usaha melampirkan nomor induk berusaha, NPWP, dan surat di atas kop yang ditandatangani pimpinan serta dicap. Bila diwakili, tambahkan surat kuasa bermeterai cukup dan fotokopi KTP penerima kuasa. Kuasa tidak menggantikan identitas pemilik, STNK, atau hasil cek fisik.
Buku ditandatangani secara elektronik oleh Direktur Lalu Lintas Kepolisian Daerah, bila diterbitkan di sana, atau oleh Kepala Kepolisian Resor, bila diterbitkan di resor, sesuai Pasal 37. Penyerahan dilakukan setelah pemohon menandatangani buku register. Periksa nama, nomor registrasi, nomor rangka, dan nomor mesin sebelum meninggalkan loket. Nomor registrasi pada STNK tidak diganti hanya karena buku pemilik hilang. Pasal 16 ayat (3) menyatakan BPKB berlaku selama kepemilikan tidak dipindahtangankan. Buku baru menggantikan buku yang hilang untuk pemilik yang sama, sampai ada peralihan yang sah.
Tiga bulan tidak dipadatkan
Karena pengumuman terbit sekali setiap bulan, bukti tiga kali baru lengkap setelah bulan ketiga. Berkas yang masuk sebelum bukti bulan ketiga ada belum memenuhi ayat (2). Unit tidak mengganti tenggang itu dengan surat dari jasa di luar media cetak. Setelah bukti bulan ketiga ada, barulah identifikasi dan verifikasi dapat menyatakan syarat pengumuman lengkap, lalu terbit ketetapan bayar dan pencetakan.
Pasal 16 ayat (1) menempatkan BPKB sebagai bukti legitimasi kendaraan dan bukti kepemilikan. Data registrasi tetap tersimpan di pangkalan unit. Buku fisik yang hilang tidak dengan sendirinya menghapus nama pemilik di pangkalan itu. Selama buku baru belum diserahkan, pemilik belum memegang bukti yang pasal itu sebut. Fotokopi lama dan foto di ponsel tidak menggantikan buku yang diserahkan di register.
Pada buku baru, cocokkan juga identitas yang Pasal 16 ayat (2) minta tercantum, paling sedikit nama, nomor registrasi, nomor rangka, dan nomor mesin, dengan STNK dan hasil cek fisik. Perbedaan ejaan nama mengikuti perubahan data pada pasalnya sendiri, dengan penetapan pengadilan bagi perseorangan bila yang berubah adalah nama tanpa ganti pemilik. Penggantian karena hilang tidak dipakai untuk menulis nama orang lain.
STNK yang masih ada tidak ikut dicetak ulang hanya karena BPKB diganti. Buku STNK tetap bukti pengoperasian. Pengesahan tahunannya diurus di Samsat pada waktunya. Yang diganti pada pasal ini adalah buku pemilik. Bila nama pada STNK dan pada BPKB baru tidak sama, selisih itu diselesaikan sebagai peralihan atau perubahan data, bukan ditutup dengan pernyataan kehilangan.
Yang ditolak di luar unit
Tidak ada tarif jasa pada Pasal 32. Pesan yang menjanjikan buku tanpa berita acara penyidik, tanpa tiga kali pengumuman, atau tanpa cek fisik tidak menerbitkan BPKB. Iklan yang tenggangnya dipadatkan dan cap yang dijual di sekitar kantor tidak menggantikan bukti terbit media cetak. Rekening pribadi tidak menerima pembayaran penerimaan negara bukan pajak.
Kendaraan yang belum atas nama pemohon sekarang menyelesaikan balik nama lebih dulu, dengan bukti peralihan pada pasal peralihan, bukan dengan pernyataan kehilangan. Status blokir dibuka oleh unit yang berwenang. Membayar pihak di luar unit kepemilikan tidak membuka blokir dan tidak mempercepat bulan pengumuman.
Diperiksa pada 29 Oktober 2026. Syarat hilang dan rusak mengikuti Pasal 32 Peraturan Kepolisian Nomor 7 Tahun 2021. Tempat unit kepemilikan mengikuti Pasal 3 ayat (2). Pembayaran mengikuti Pasal 35. Masa berlaku buku selama kepemilikan tidak beralih mengikuti Pasal 16 ayat (3).
