Akta kematian diterbitkan Dinas Dukcapil dari surat kematian yang sah, lalu keluarga menerima kutipannya. Laporan peristiwa itu paling lambat 30 hari sejak tanggal kematian. Pengadilan tidak menjadi syarat untuk kematian biasa. Penerbitan dokumen kependudukan tidak dipungut biaya.
Kewajiban lapor ada pada Pasal 44 Undang-Undang Nomor 23 Tahun 2006 sebagaimana diubah dengan Undang-Undang Nomor 24 Tahun 2013. Berkasnya pada Pasal 45 Peraturan Presiden Nomor 96 Tahun 2018. Rincian layanan yang dipakai loket dimuat di laman kematian Dukcapil.
Surat kematian yang diakui
Pasal 45 menyebut surat kematian sebagai syarat utama pencatatan di dalam Indonesia. Bentuknya salah satu dari lima, sesuai peristiwa, bukan kelimanya sekaligus. Dokter, atau kepala desa atau lurah, menerbitkan surat untuk kematian yang identitasnya jelas. Kepolisian menerbitkan surat bila identitas orang yang meninggal tidak jelas. Salinan penetapan pengadilan dipakai bila keberadaan seseorang tidak jelas karena hilang, atau mati tetapi jenazahnya tidak ditemukan. Maskapai penerbangan dapat mengeluarkan surat pernyataan kematian untuk keadaan hilang itu, sepanjang peraturan penerbangan memang menyediakan surat tersebut. Perwakilan Republik Indonesia menerbitkan surat bila kematian terjadi di luar wilayah Indonesia.
Di loket, yang diserahkan adalah fotokopi surat kematian. Aslinya hanya diperlihatkan. Dinas tidak menarik surat asli itu. Simpan asli di rumah. Jasa yang meminta menyerahkan lembar asli "untuk diurus sampai jadi" tidak mengikuti tata cara Ditjen.
Fotokopi Kartu Keluarga atau KTP orang yang meninggal dilampirkan untuk mencocokkan data pada formulir. Laman Dukcapil menulis keduanya sebagai "fotokopi KK/KTP yang meninggal dunia". Bawa kartu yang masih Anda pegang. Nama dan NIK pada surat kematian harus bisa dibaca sama dengan kartu. Selisih ejaan diselesaikan sebagai data kependudukan, bukan dengan mengubah surat dokter di luar rumah sakit.
Siapa yang boleh melapor
Pasal 44 menempatkan ketua rukun tetangga, atau nama lain di domisili penduduk, sebagai pihak yang wajib melaporkan kematian kepada instansi pelaksana, paling lambat 30 hari. Penjelasan undang-undang menyebut laporan itu berjalan berjenjang ke rukun warga, kelurahan atau desa, dan kecamatan. Itu jalur laporan lingkungan, bukan surat yang dibeli.
Laman layanan Dukcapil menambah bahwa pencatatan tidak hanya diajukan anak atau ahli waris. Keluarga lain dapat melapor, termasuk ketua RT. Anda tidak harus menunggu perantara yang mengaku satu-satunya yang berhak masuk loket. Yang mengisi formulir adalah pelapor yang benar-benar mengetahui peristiwa itu.
Formulirnya F-2.01, untuk warga negara Indonesia maupun orang asing. Saksi tidak perlu melampirkan fotokopi KTP elektronik. Identitas saksi sudah ditulis pada formulir. Meminta berkas KTP saksi ke nomor pribadi tidak ada pada tata cara itu.
Di loket dan lewat daring
Datang pada hari dan jam kerja ke Dinas Dukcapil domisili, atau ke kanal daring yang diumumkan dinas itu. Isi F-2.01. Lampirkan fotokopi surat kematian dan fotokopi Kartu Keluarga untuk verifikasi. Tunjukkan asli surat kematian bila petugas meminta melihatnya, lalu bawa pulang.
Unggahan daring harus foto dokumen asli, bukan foto dari fotokopi. Tautan yang dipakai hanya yang terbit di situs dinas. Pesan yang meminta unggah kartu ke nomor pribadi bukan kanal itu.
Petugas mencatat pada register akta kematian dan menerbitkan kutipan. Register tetap di dinas. Kutipan yang Anda terima adalah petikannya. Lama antrean mengikuti kelengkapan berkas pada hari itu. Target jam di satu kabupaten tidak berlaku sebagai janji untuk seluruh Indonesia, dan tidak diperpendek dengan uang.
Bila orang yang meninggal tidak tercantum pada Kartu Keluarga dan tidak ada di basis kependudukan, kutipan tetap dapat terbit tanpa NIK. Keterangan itu ada pada laman Dukcapil. Tidak ada NIK pengganti yang dibuat di luar basis data supaya kolomnya terisi.
Lewat 30 hari
Hitungan 30 hari dimulai dari tanggal kematian. Lewat dari itu, berkas yang dibawa tetap surat kematian dan kartu, plus F-2.01. Undang-undang tidak memindahkan keterlambatan biasa ke pengadilan. Penetapan pengadilan pada Pasal 44 ayat (4) dan Pasal 45 hanya untuk orang yang keberadaannya tidak jelas karena hilang, atau mati tetapi jenazahnya tidak ditemukan.
Jangan membeli penetapan pengadilan untuk kematian di rumah yang surat dokternya sudah ada, hanya karena laporannya melewati 30 hari. Bila papan dinas menambahkan formulir untuk laporan yang terlambat, isi formulir dinas itu di loket. Isinya bukan denda, dan bukan alasan pungutan.
Hilang, tidak dikenal, dan meninggal di luar negeri
Jenazah yang tidak ditemukan, atau orang yang hilang dan belum dapat dinyatakan dari surat dokter, menunggu salinan penetapan pengadilan. Maskapai dapat menambah surat pernyataan kematian bila peristiwa itu memang masuk ketentuan penerbangan. Kedua surat itu tidak saling diganti dengan keterangan dari tetangga.
Kematian orang yang identitasnya tidak jelas memakai surat keterangan kepolisian. Buat surat itu di kepolisian. Instansi pelaksana mencatat berdasarkan keterangan polisi, sesuai Pasal 44 ayat (5).
Kematian warga negara Indonesia di luar negeri, bila sudah dicatat di negara setempat, dilaporkan ke Perwakilan Republik Indonesia. Pasal 46 meminta kutipan akta atau bukti pencatatan dari negara itu, paspor, dan surat keterangan domisili atau surat keterangan pindah luar negeri. Bila negara setempat tidak mencatat kematian orang asing, pencatatan dilakukan di perwakilan dengan surat keterangan dari instansi yang berwenang di negara itu, plus paspor dan surat domisili. Mengurusnya dari calo di dalam negeri, tanpa laporan ke perwakilan, tidak menghasilkan kutipan dari register yang sah.
Orang asing yang meninggal di Indonesia mengisi F-2.01 dan menyerahkan fotokopi dokumen perjalanan, atau izin tinggal terbatas, atau izin tinggal tetap beserta KTP elektronik bila itu yang dipegang. Warga negara Indonesia yang bukan penduduk menyerahkan fotokopi paspor almarhum.
Setelah kutipan terbit
Kutipan dipakai untuk mencoret nama dari Kartu Keluarga dan, bila yang meninggal adalah kepala keluarga, untuk mencatat kepala keluarga yang baru. Itu layanan perubahan data kependudukan, dengan kartu lama dan kutipan akta sebagai buktinya. Nomor kartu berubah bila kepala keluarganya berubah. Jangan mencoret kartu sendiri lalu memfotokopinya sebagai kartu baru.
Kutipan juga menjadi bukti peristiwa bagi urusan ahli waris, status duda atau janda, dan klaim yang memang mensyaratkan akta kematian. Masing-masing kantor itu punya berkas tambahannya sendiri. Akta dari Dukcapil tidak sekaligus mengurus tanah, pensiun, atau rekening. Pihak yang menawar paket "akta plus balik nama plus cairkan rekening" meminta kuasa di luar loket pencatatan sipil.
Kutipan yang hilang diminta ulang dari register yang sama di Dukcapil. Percetakan di luar dinas tidak membuat nomor register baru. Menahan dua kutipan dengan keterangan yang berbeda untuk satu kematian membuka pemakaian yang tidak keluarga kendalikan.
Yang ditolak di sekitar kantor
- Biaya pembuatan akta, biaya terlambat, atau biaya pengantar lingkungan.
- Penetapan pengadilan untuk kematian yang sudah punya surat dokter atau kepala desa.
- Pengambilan surat kematian asli oleh orang yang bukan petugas loket.
- Permintaan fotokopi KTP saksi, atau foto Kartu Keluarga dikirim ke nomor pribadi.
- Tawaran mengisi NIK bila almarhum tidak ada di basis data, di luar penerbitan tanpa NIK yang memang dijelaskan Dukcapil.
Satu-satunya tempat menyerahkan berkas adalah loket atau laman dinas. Uang di luar itu tidak mempercepat register.
Ringkas sebelum berangkat
- Siapkan fotokopi surat kematian dari dokter atau kepala desa atau lurah. Aslinya diperlihatkan, tidak dititipkan.
- Lampirkan fotokopi Kartu Keluarga atau KTP almarhum. Isi F-2.01. Saksi tidak perlu fotokopi KTP.
- Laporkan paling lambat 30 hari sejak tanggal kematian. Lewat dari itu, tetap ke Dukcapil. Pengadilan hanya untuk hilang atau mati tanpa jenazah.
- Identitas tidak jelas memakai surat kepolisian. Kematian di luar negeri dilaporkan ke perwakilan dengan bukti dari negara setempat dan paspor.
- Terima kutipan tanpa biaya. Perubahan Kartu Keluarga diurus sesudahnya, dengan kutipan itu sebagai bukti.
- Tolak tautan dan nomor di luar pengumuman dinas. Unggahan daring memakai foto dokumen asli.
Diperiksa pada 27 Oktober 2026. Nama formulir mengikuti papan Dinas Dukcapil pada hari Anda datang. Dasar nasionalnya tetap Pasal 44 Undang-Undang Nomor 23 Tahun 2006 sebagaimana diubah dengan Undang-Undang Nomor 24 Tahun 2013, serta Pasal 45 dan Pasal 46 Peraturan Presiden Nomor 96 Tahun 2018.
