Akta kelahiran dicatat di Dinas Dukcapil dari laporan kelahiran, lalu pemohon menerima kutipan aktanya. Pengurusan dokumen kependudukan ini tidak dipungut biaya. Laporannya paling lambat 60 hari sejak tanggal lahir. Lewat dari batas itu, pencatatan tetap jalan setelah keputusan kepala dinas setempat, tanpa penetapan pengadilan.
Batas 60 hari ada pada Pasal 27 Undang-Undang Nomor 23 Tahun 2006 sebagaimana diubah dengan Undang-Undang Nomor 24 Tahun 2013. Pasal 32 undang-undang perubahan itu menghapus syarat pengadilan untuk kelahiran yang terlambat. Berkasnya diatur Pasal 33 dan Pasal 34 Peraturan Presiden Nomor 96 Tahun 2018. Penjelasan layanan juga dimuat di dukcapil.kemendagri.go.id.
Empat berkas untuk kelahiran biasa
Pasal 33 ayat (1) meminta empat hal bagi pencatatan kelahiran warga negara Indonesia. Pertama, surat keterangan kelahiran. Kedua, buku nikah, kutipan akta perkawinan, atau bukti perkawinan lain yang sah. Ketiga, Kartu Keluarga. Keempat, KTP elektronik orang tua.
Surat keterangan kelahiran keluar dari penolong persalinan: rumah sakit, puskesmas, dokter, atau bidan. Penjelasan di laman Dukcapil menambahkan kepala desa atau lurah bila bayi lahir di rumah. Surat itu keterangan peristiwa lahir, bukan surat pengantar RT atau RW yang dijual sebagai syarat antrean.
Bawa Kartu Keluarga orang tua. Nama bayi belum harus sudah tercetak di kartu itu. Kartu dipakai mencocokkan identitas ayah, ibu, dan alamat. Setelah kutipan akta terbit, penambahan anak ke dalam kartu adalah layanan perubahan susunan keluarga, dengan kartu lama dan kutipan akta sebagai buktinya.
Nama, tempat, dan tanggal lahir pada surat keterangan harus bisa dicocokkan dengan Kartu Keluarga dan KTP. Singkatan yang berbeda, atau ejaan orang tua yang tidak sama, ditahan sampai datanya selaras. Penyelarasan dilakukan di layanan kependudukan, dengan dokumen yang menjadi dasar perbedaan itu, bukan dengan mencoret surat keterangan lalu mengetiknya ulang di luar kantor.
Bila surat lahir atau buku nikah tidak ada
Pasal 34 membuka surat pernyataan tanggung jawab mutlak, diketahui dua orang saksi, pada dua keadaan. Pertama, tidak memiliki surat keterangan kelahiran. Kedua, tidak memiliki buku nikah atau kutipan akta perkawinan, tetapi status di Kartu Keluarga sudah menunjukkan suami istri. Keduanya dapat dipakai sendiri-sendiri atau sekaligus, sesuai berkas yang memang tidak ada.
Pernyataan itu ditandatangani pemohon. Dua saksi mengetahui isinya. Jangan meneken formulir kosong yang dibawa orang lain, dan jangan membeli tanda tangan saksi di depan pagar. Kebenaran data yang dinyatakan melekat pada orang yang meneken.
Banyak dinas memakai formulir pelaporan pencatatan sipil bernomor F-2.01, pernyataan kebenaran data kelahiran, dan pernyataan kebenaran sebagai suami istri. Nomor lembar di satu kabupaten dapat berbeda dari kabupaten di sebelahnya. Isi formulir yang tersedia di loket atau di laman dinas tujuan. Fotokopi yang diunggah pada layanan daring, bila dinas membukanya, adalah foto dokumen asli.
Dalam 60 hari dan sesudahnya
Hitungan 60 hari dimulai dari tanggal kelahiran, menuju instansi pelaksana setempat. Di dalam batas itu, pejabat pencatatan sipil mencatat pada register dan menerbitkan kutipan. Datang pada hari dan jam kerja ke Dinas Dukcapil, atau ke layanan keliling dan kanal daring yang diumumkan dinas itu. Tautan yang beredar di pesan singkat, di luar pengumuman dinas, bukan loket.
Lewat 60 hari, Pasal 32 Undang-Undang Nomor 23 Tahun 2006 sebagaimana diubah dengan Undang-Undang Nomor 24 Tahun 2013 tetap menyuruh mencatat dan menerbitkan akta setelah ada keputusan kepala instansi pelaksana setempat. Keputusan itu dikeluarkan dinas, dari berkas yang Anda serahkan. Putusan Mahkamah Konstitusi Nomor 18/PUU-XI/2013 sudah menyatakan ketentuan lama yang mengharuskan pengadilan tidak lagi mengikat, dan ayat pengadilan itu dihapus dari undang-undang. Penetapan pengadilan yang ditawarkan calo untuk "akta terlambat" tidak ada pada syarat nasional ini.
Sejumlah dinas menambahkan formulir permohonan persetujuan pencatatan terlambat bila usia laporan sudah lewat 60 hari. Isi formulir itu di loket. Isinya bukan denda, dan bukan alasan memungut biaya. Keterlambatan tidak mengubah tarif. Penerbitan dokumen kependudukan tetap tidak dipungut biaya, sebagaimana ditegaskan ulang oleh Ditjen bahwa tidak boleh ada pungutan dalam bentuk apa pun.
Anak yang orang tuanya tidak diketahui
Pasal 33 ayat (2) mengatur anak yang baru lahir atau baru ditemukan dan asal-usulnya atau keberadaan orang tuanya tidak diketahui. Syaratnya berita acara dari kepolisian. Buat berita acara itu di kepolisian, bukan surat yang ditulis jasa di luar kantor polisi.
Ayat (3) mengatur anak yang asal-usulnya tidak diketahui di luar keadaan ayat (2). Syaratnya surat pernyataan tanggung jawab mutlak atas kebenaran data kelahiran, dengan dua orang saksi. Petugas yang memilah kedua keadaan itu akan menyebut berkas mana yang kurang. Jangan mencampur berita acara palsu dengan pernyataan yang ditandatangani orang yang tidak mengasuh anak.
Di meja layanan
Isi formulir pelaporan di tempat. Serahkan surat keterangan kelahiran atau pernyataan yang sah, bukti perkawinan atau pernyataannya, Kartu Keluarga, dan KTP elektronik. Tunjukkan asli bila petugas mencocokkan. Register ditandatangani setelah berkas diteliti. Kutipan yang diserahkan adalah petikan dari register. Registernya tetap tersimpan di dinas.
Lama proses mengikuti kelengkapan berkas dan antrean pada hari itu. Satu daerah dapat menuliskan target satu hari kerja bila jaringan lancar. Target daerah bukan janji nasional, dan tidak diperpendek dengan uang. Berkas yang ditolak pada kanal daring datang bersama alasan penolakan. Perbaiki bagian yang disebut, lalu kirim ulang lewat kanal yang sama.
Orang asing yang mencatatkan kelahiran di Indonesia, sesuai Pasal 33 ayat (5), melampirkan surat keterangan kelahiran, dokumen perjalanan, dan KTP elektronik atau kartu izin tinggal atau visa kunjungan, mengikuti status tinggalnya. Warga negara Indonesia yang berdomisili di luar negeri dan sedang berada di Indonesia mengikuti ayat (4): surat keterangan kelahiran, bukti perkawinan, serta paspor orang tua atau surat keterangan pindah luar negeri.
Kelahiran di luar Indonesia dilaporkan ke Perwakilan Republik Indonesia setelah dicatat di instansi negara setempat, dengan kutipan akta dari negara itu dan paspor orang tua. Itu Pasal 35. Jalur tersebut tidak diganti dengan membuatkan akta di calo lalu "disahkan" di dalam negeri.
Setelah kutipan di tangan
Kutipan dipakai untuk memasukkan anak ke Kartu Keluarga, untuk jaminan kesehatan, dan untuk administrasi sekolah nanti. Nama pada kutipan mengikuti berkas yang sudah cocok. Keinginan menambah nama panggilan atau mengganti ejaan setelah terbit adalah pembetulan akta, dengan dasar yang diminta dinas, bukan coretan pada kertas kutipan.
Kutipan yang hilang atau rusak diminta ulang ke Dukcapil sebagai penerbitan petikan dari register yang sama. Nomor register tidak dibuat baru oleh percetakan di luar dinas. Memegang dua kutipan dengan data yang berbeda untuk satu kelahiran membuka pemakaian yang tidak Anda kendalikan. Serahkan lembar lama yang ketemu dan tanyakan statusnya di loket.
Dua saksi pada pernyataan tanggung jawab tidak menjadi orang tua di dalam akta. Kolom orang tua diisi dari bukti perkawinan, Kartu Keluarga, atau dari catatan pada berita acara bagi anak yang orang tuanya tidak diketahui. Menulis nama sendiri sebagai ayah atau ibu, tanpa berkas yang mendukung, adalah keterangan yang petugas bisa tolak.
Yang ditolak di sekitar kantor
- Biaya pembuatan, biaya terlambat, atau biaya pengantar RT dan RW.
- Penetapan pengadilan yang disebut wajib untuk kelahiran lewat 60 hari.
- Surat keterangan lahir, buku nikah, atau pernyataan saksi yang ditawarkan jadi.
- Permintaan foto Kartu Keluarga, KTP, dan surat rumah sakit dikirim ke nomor pribadi.
- Tawaran mengubah nama orang tua di dalam paket pembuatan akta, tanpa dasar perubahan data.
Satu-satunya tempat menyerahkan berkas adalah loket, layanan keliling, atau laman yang diumumkan Dinas Dukcapil. Uang di luar itu tidak mempercepat register.
Ringkas sebelum berangkat
- Siapkan surat keterangan kelahiran dari penolong persalinan, atau dari kepala desa atau lurah bila lahir di rumah. Tidak ada surat itu: isi pernyataan kebenaran data kelahiran dengan dua saksi.
- Siapkan buku nikah atau kutipan akta perkawinan, Kartu Keluarga, dan KTP elektronik orang tua. Tidak ada buku nikah tetapi Kartu Keluarga sudah menunjukkan suami istri: isi pernyataan pasangan, juga dengan dua saksi.
- Laporkan ke Dukcapil setempat paling lambat 60 hari sejak tanggal lahir. Lewat dari itu, tetap urus di dinas. Keputusan kepala dinas yang diperlukan, bukan penetapan pengadilan.
- Anak yang baru ditemukan dan orang tuanya tidak diketahui memakai berita acara kepolisian. Keadaan lain yang asal-usulnya tidak diketahui memakai pernyataan kebenaran data dengan dua saksi.
- Terima kutipan tanpa biaya. Cocokkan ejaan sebelum pulang. Pembaruan Kartu Keluarga dilakukan dengan kutipan itu, pada layanan susunan keluarga.
- Tolak tautan dan nomor di luar pengumuman dinas. Unggahan daring memakai foto dokumen asli.
Diperiksa pada 26 Oktober 2026. Kode formulir mengikuti papan Dinas Dukcapil pada hari Anda datang. Dasar nasionalnya tetap Pasal 27 dan Pasal 32 Undang-Undang Nomor 23 Tahun 2006 sebagaimana diubah dengan Undang-Undang Nomor 24 Tahun 2013, serta Pasal 33 dan Pasal 34 Peraturan Presiden Nomor 96 Tahun 2018.
