Warga negara Indonesia yang pindah untuk menetap di luar negeri melapor ke Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil, lalu menerima surat keterangan pindah ke luar negeri. Pasal 18 Undang-Undang Nomor 23 Tahun 2006 mewajibkan laporan rencana kepindahan itu. Pasal 28 ayat (2) Peraturan Presiden Nomor 96 Tahun 2018 hanya meminta Kartu Keluarga dan KTP elektronik. Surat ini bukan SKPWNI antarkota, dan bukan paspor.
Penjelasan Pasal 18 membatasi pindah ke luar negeri pada tinggal menetap, atau meninggalkan tanah air selama satu tahun berturut-turut atau lebih. Pekerja yang berangkat bekerja untuk jangka itu termasuk. Keberangkatan yang memang untuk menetap tetap dilaporkan walaupun rencananya kurang dari satu tahun. Perjalanan yang lebih singkat dan tidak untuk menetap tidak diurus dengan surat ini. Status yang sudah terbit diubah dengan laporan datang untuk menetap kembali pada Pasal 19, bukan dengan mencoret tanggal pada surat lama.
Di dinas sebelum berangkat
Laporan diajukan ke dinas kabupaten atau kota. Penduduk mengisi formulir biodata perpindahan. Pada layanan pindah, formulir yang dipakai dinas adalah F-1.03. Nomor pada papan dinas yang berbeda diikuti apa adanya. Yang dilampirkan tetap Kartu Keluarga dan KTP elektronik pada Pasal 28 ayat (2). Surat pengantar rukun tetangga tidak ada pada ayat itu.
Dinas mendaftar dan menerbitkan surat keterangan pindah ke luar negeri. Simpan surat itu. Sebelum meninggalkan loket, cocokkan nama, nomor induk, dan susunan anggota yang berangkat dengan KTP serta Kartu Keluarga. Selisih ejaan diselesaikan selagi berkas masih di petugas. Salinan yang difoto di grup tidak menggantikan lembar yang diterbitkan dinas. Pengurusan dan penerbitan dokumen kependudukan tidak dipungut biaya, sesuai Pasal 79A. Blangko tidak dibeli di luar dinas.
Nomor induk kependudukan tetap melekat pada orang yang pindah. Nomor Kartu Keluarga berlaku terus selama kepala keluarganya tidak berganti, sesuai Pasal 61 ayat (3). Bila yang berangkat bukan kepala keluarga, nomor kartu yang ditinggalkan tetap, dan susunan anggota diperbarui. Bila kepala keluarga yang berangkat dan ada anggota yang tinggal, kepala yang baru membuat nomor kartu yang baru bagi yang tinggal. Seluruh anggota yang tinggal dan belum dapat dicatat sebagai kepala keluarga disusun mengikuti aturan satu kartu satu kepala. Dinas yang menetapkan siapa yang dicatat sebagai kepala. Surat wali yang dijual di luar dinas tidak menggantikan penetapan itu.
Yang mengisi dan menandatangani formulir adalah penduduk yang pindah. Anggota yang ikut berangkat ikut tercatat pada laporan yang sama bila dinas menerima satu berkas keluarga. Anggota yang tidak berangkat tetap pada kartu yang ditinggalkan, dengan susunan yang sudah diperbarui. Satu orang tidak dicatat menetap di luar negeri dan sekaligus tinggal di kartu lama.
Tiga puluh hari di perwakilan
Setelah tiba dan berstatus menetap, laporan dilanjutkan ke Perwakilan Republik Indonesia paling lambat 30 hari sejak kedatangan. Itu Pasal 18 ayat (3). Penjelasannya menempatkan laporan ini sebagai bahan pendataan warga di luar negeri. Kantor perwakilan yang menerima laporan, bukan jasa penjemput di bandara. Tanggal kedatangan pada cap masuk yang dipakai untuk menghitung 30 hari. Laporan pada hari ke-31 tetap dicatat, dengan ketentuan denda pada pasal berikutnya.
Lewat 30 hari, Pasal 89 membuka denda administratif. Bagi warga negara Indonesia, denda itu paling banyak Rp1.000.000. Pasal 73 Peraturan Presiden Nomor 96 Tahun 2018 mengenakan denda setelah teguran lisan dan teguran tertulis, dengan mempertimbangkan kemampuan penduduk. Angka yang ditagih mengikuti penetapan itu, bukan tarif yang disebut di luar perwakilan. Teguran tidak dibeli agar batas 30 hari dianggap mundur. Denda dan penerbitan surat adalah dua hal. Surat yang belum terbit di dinas asal tidak diganti dengan membayar denda di luar kantor. Keduanya tetap diurus di dinas atau di perwakilan yang pasal itu sebut.
Pindah lagi ke negara lain
Warga yang sudah di luar negeri lalu pindah ke negara lain memakai Pasal 28 ayat (7). Syaratnya surat keterangan pindah dari Perwakilan Republik Indonesia di negara asal, dan dokumen perjalanan Republik Indonesia. Surat negara asal itulah yang dibawa. Perwakilan di negara tujuan tidak diganti dengan keterangan dari agen penempatan.
Penyelenggaraan administrasi kependudukan bagi warga di luar wilayah Indonesia ada pada perwakilan. Laporan antarnegara pada ayat ini tidak mengharuskan pulang hanya untuk mengambil surat dari dinas kabupaten, bila perwakilan di negara asal yang menerbitkan surat keterangan pindah. Dokumen perjalanan yang sudah habis masa berlakunya diurus pada jalur paspor, terpisah dari surat pindah.
Kembali untuk menetap
Penjelasan Pasal 19 membatasi “datang dari luar negeri” pada warga yang sebelumnya pindah ke luar negeri, kemudian datang untuk menetap kembali. Pasal 19 ayat (1) mewajibkan laporan kepada instansi pelaksana paling lambat 14 hari sejak tanggal kedatangan. Dari laporan itu, instansi menerbitkan surat keterangan datang dari luar negeri sebagai dasar penerbitan Kartu Keluarga dan KTP.
Pasal 28 ayat (4) meminta dokumen perjalanan Republik Indonesia dan surat keterangan pindah luar negeri dari dinas kabupaten atau kota, atau surat keterangan pindah dari Perwakilan Republik Indonesia. Salah satu surat pindah itu yang dilampirkan, bersama paspor. Kunjungan singkat yang tidak untuk menetap kembali tidak memakai daftar datang ini.
Denda keterlambatan 14 hari berada pada Pasal 89 yang sama: paling banyak Rp1.000.000 bagi warga negara Indonesia, setelah teguran, sesuai Pasal 73. Laporan yang masuk pada hari ke-15 tetap diproses dengan ketentuan denda itu. Menunggu “bebas denda” dari luar dinas tidak menerbitkan surat keterangan datang.
Alamat pada kartu yang terbit mengikuti tempat menetap yang dilaporkan. Kartu lama yang masih menunjukkan alamat sebelum berangkat tidak dipakai sebagai alamat baru. Nomor induk tetap. Perubahan nama atau status sipil yang terjadi di luar negeri dicatat pada jalur peristiwanya sendiri, bukan ditulis di tepi surat pindah.
Empat belas hari dihitung sejak tanggal kedatangan untuk menetap, bukan sejak paspor dicap pada liburan sebelumnya. Warga yang sebelumnya tidak pernah melapor pindah, lalu hanya berkunjung, tidak memakai surat keterangan datang ini. Penjelasan Pasal 19 mengikat kedatangan pada warga yang memang pernah pindah, kemudian menetap kembali. Surat pindah dari perwakilan dipakai bila dinas kabupaten tidak lagi memegang salinan surat yang terbit sebelum berangkat. Kedua surat itu tidak dilampirkan bersama sebagai dua peristiwa yang berbeda.
Yang bukan surat ini
Pindah antarkabupaten di dalam Indonesia memakai SKPWNI dan klasifikasi Pasal 25, bukan surat luar negeri. Paspor diurus di imigrasi. Surat keterangan pindah tidak menggantikan paspor, dan paspor tidak menggantikan surat pindah. Izin tinggal di negara tujuan diurus pada aturan negara itu. Dinas kependudukan tidak menerbitkan visa.
Orang asing pemegang izin tinggal terbatas atau tetap yang akan meninggalkan Indonesia punya daftar sendiri. Pasal 28 ayat (6) meminta Kartu Keluarga dan KTP elektronik, atau surat keterangan tempat tinggal. Undang-undang mewajibkan lapor paling lambat 14 hari sebelum rencana kepindahan. Jalur warga negara Indonesia pada pasal sebelumnya tidak diisi untuk izin tinggal orang asing.
Yang ditolak di luar dinas
Tidak ada tarif pada Pasal 28 ayat (2). Pesan yang menjanjikan surat pindah tanpa Kartu Keluarga dan KTP, atau tanpa tanda tangan pemohon pada formulir, tidak menerbitkan surat dinas. Foto kartu yang dikirim ke nomor pribadi tidak menjadi laporan Pasal 18. Denda administratif tidak ditransfer ke rekening perantara.
Keberangkatan di bawah satu tahun yang tidak untuk menetap tidak dijadikan pindah hanya agar kartu keluarga diubah. Sebaliknya, keberangkatan satu tahun berturut-turut atau untuk menetap, termasuk pekerja yang berangkat bekerja, tidak ditunda laporannya sampai paspor habis. Dua peristiwa itu tetap pada penjelasannya masing-masing.
Diperiksa pada 29 Oktober 2026. Laporan, batas 30 hari, dan batas 14 hari mengikuti Pasal 18 dan Pasal 19 Undang-Undang Nomor 23 Tahun 2006. Syarat Kartu Keluarga, KTP, paspor, dan surat perwakilan mengikuti Pasal 28 Peraturan Presiden Nomor 96 Tahun 2018. Penerbitan tanpa biaya mengikuti Pasal 79A.
