Nama KTP Berbeda dengan Ijazah? Begini Cara Memperbaikinya

Perbedaan penulisan nama pada Kartu Tanda Penduduk elektronik (KTP-el), Kartu Keluarga (KK), ijazah, dan akta kelahiran bisa menimbulkan masalah ketika seseorang mengurus administrasi. Misalnya, nama pada KTP tertulis “Muhamad Rizki”, sedangkan ijazah menggunakan nama “Muhammad Rizky”.

Perbedaan tersebut mungkin terlihat sederhana, tetapi dapat menyebabkan proses verifikasi terhambat ketika mendaftar pekerjaan, mengikuti seleksi pendidikan, mengurus dokumen perbankan, atau melengkapi persyaratan administrasi lainnya.

Sebelum mengajukan perbaikan, masyarakat perlu mengetahui bahwa kesalahan penulisan nama dan keinginan mengganti nama merupakan dua hal berbeda. Keduanya memiliki prosedur yang tidak sama.

Kenapa Nama di KTP dan Ijazah Bisa Berbeda?

Perbedaan nama antar dokumen dapat terjadi karena beberapa keadaan. Tidak semuanya berarti terdapat kesalahan pada data kependudukan.

Berikut beberapa contoh kasus yang sering dijumpai:

1. Perbedaan satu atau dua huruf. Contohnya, nama “Rizki” tertulis menjadi “Rizky” pada dokumen lain.
2. Perbedaan penggunaan nama depan. Seseorang menggunakan nama “Muhammad”, tetapi pada dokumen tertentu tertulis “M.”.
3. Nama tambahan pada dokumen pendidikan. Ijazah mencantumkan nama yang lebih panjang dibandingkan KTP.
4. Kesalahan pengetikan saat perekaman data. Nama yang disampaikan ketika membuat dokumen kependudukan tidak tercatat dengan benar.
5. Perbedaan data sejak kecil. Nama pada akta kelahiran, KK, dan dokumen pendidikan sudah berbeda sejak pertama kali diterbitkan.

Setiap kasus perlu diperiksa berdasarkan dokumen pendukung. Masyarakat tidak sebaiknya langsung mengubah nama pada semua dokumen sebelum mengetahui dokumen mana yang menjadi acuan identitas yang benar.

Apakah Nama KTP yang Berbeda dengan Ijazah Bisa Diperbaiki Tanpa Pengadilan?

Bisa, apabila kasusnya merupakan pembetulan kesalahan penulisan dan terdapat dokumen autentik yang dapat dijadikan dasar. Namun, tidak semua perbedaan nama dapat diselesaikan langsung melalui Disdukcapil.

Perlu dibedakan dua kondisi berikut:

1. Pembetulan nama karena salah penulisan

Pembetulan dilakukan ketika terdapat kekeliruan pada dokumen kependudukan, sedangkan dokumen autentik lainnya dapat menunjukkan penulisan nama yang benar.

Contohnya, nama pada akta kelahiran dan ijazah tertulis “Andi Pratama”, tetapi pada KK dan KTP-el tertulis “Andi Pratomo”. Apabila hasil pemeriksaan menunjukkan bahwa data pada dokumen kependudukan memang keliru, pemohon dapat mengajukan pembetulan melalui Disdukcapil dengan dokumen pendukung yang sesuai.

Untuk kondisi seperti ini, penetapan pengadilan tidak selalu diperlukan. Keputusan tetap mengikuti pemeriksaan dokumen dan ketentuan yang berlaku.

2. Perubahan nama karena ingin mengganti identitas

Perubahan nama berbeda dengan pembetulan kesalahan penulisan. Contohnya, seseorang memiliki nama yang sama pada akta kelahiran, KK, KTP-el, dan ijazah, tetapi ingin menambahkan nama keluarga atau mengganti namanya secara keseluruhan.

Perubahan seperti ini harus melalui penetapan Pengadilan Negeri. Setelah memperoleh penetapan, pemohon melaporkan perubahan tersebut kepada Disdukcapil agar dicatat dalam dokumen kependudukan.

Ketentuan mengenai perubahan nama tercantum dalam Pasal 52 Undang-Undang Nomor 23 Tahun 2006 tentang Administrasi Kependudukan sebagaimana telah diubah dengan Undang-Undang Nomor 24 Tahun 2013.

Dokumen yang Perlu Disiapkan untuk Pembetulan Nama

Jika permasalahannya merupakan kesalahan penulisan, siapkan dokumen yang dapat membuktikan nama sebenarnya. Persyaratan teknis dapat berbeda sesuai jenis dokumen yang diperbaiki dan kebijakan pelayanan Disdukcapil.

Dokumen yang umumnya perlu dipersiapkan antara lain:

• Kartu Keluarga terbaru.
• KTP-el yang memuat penulisan nama yang dianggap keliru.
• Akta kelahiran sebagai dokumen dasar identitas.
• Ijazah atau dokumen autentik lain yang mendukung penulisan nama.
• Formulir perubahan elemen data kependudukan sesuai ketentuan Disdukcapil.
• Surat Pernyataan Tanggung Jawab Mutlak (SPTJM) apabila dipersyaratkan.

Apabila pembetulan menyangkut akta pencatatan sipil, persyaratannya dapat berbeda. Disdukcapil dapat meminta kutipan akta yang salah, dokumen autentik pendukung, serta SPTJM kebenaran data dengan dua orang saksi sesuai ketentuan yang berlaku.

Sebaiknya tanyakan daftar persyaratan terlebih dahulu kepada Disdukcapil sebelum datang agar tidak perlu bolak-balik karena dokumen belum lengkap.

Cara Memperbaiki Nama pada KTP dan KK

Jika kesalahan terdapat pada data KTP-el dan KK, pengajuan pembetulan umumnya dilakukan melalui Disdukcapil kabupaten atau kota.

Berikut gambaran tahapan yang dapat dilakukan:

Langkah 1: Periksa seluruh dokumen identitas

Bandingkan nama pada akta kelahiran, KK, KTP-el, ijazah, dan dokumen lain yang dimiliki. Catat bagian yang berbeda, termasuk penggunaan huruf, nama tambahan, maupun urutan nama.

Langkah 2: Tentukan dokumen yang menjadi dasar pembetulan

Jangan langsung menganggap ijazah selalu menjadi dokumen yang paling benar. Periksa dokumen autentik yang mendasari pencatatan identitas dan riwayat penerbitannya.

Apabila akta kelahiran sudah benar tetapi KK dan KTP-el salah, sampaikan kondisi tersebut kepada petugas. Sebaliknya, apabila akta kelahiran juga memuat kesalahan, tanyakan prosedur pembetulan akta terlebih dahulu.

Langkah 3: Hubungi Disdukcapil setempat

Datangi kantor Disdukcapil sesuai domisili atau gunakan kanal pelayanan online resmi apabila tersedia. Jelaskan bahwa permohonan yang diajukan merupakan pembetulan nama, bukan penggantian nama.

Langkah 4: Serahkan dokumen pendukung

Petugas akan memeriksa dokumen yang menunjukkan penulisan nama yang benar. Pemohon mungkin diminta mengisi formulir perubahan elemen data atau surat pernyataan sesuai jenis permohonannya.

Langkah 5: Periksa KK yang sudah diperbarui

Dalam proses pembetulan data pada KK dan KTP-el, perubahan data kependudukan perlu diselesaikan terlebih dahulu pada KK. Setelah KK diterbitkan dengan nama yang benar, pemohon dapat mengikuti proses penerbitan atau pencetakan ulang KTP-el sesuai arahan petugas.

Langkah 6: Periksa kembali seluruh identitas

Setelah dokumen diterbitkan, pastikan nama, NIK, tempat tanggal lahir, dan elemen identitas lainnya sudah benar. Simpan dokumen terbaru untuk digunakan ketika mengurus administrasi berikutnya.

Bagaimana Jika Nama pada Akta Kelahiran yang Salah?

Kasusnya bisa lebih rumit apabila kesalahan justru terdapat pada akta kelahiran. Akta kelahiran merupakan salah satu dokumen penting yang menjadi dasar pencatatan identitas seseorang.

Jika hanya terdapat kesalahan penulisan dan tersedia dokumen autentik yang mendukung pembetulan, pemohon dapat mengajukan permohonan kepada Disdukcapil.

Untuk pembetulan nama pada akta pencatatan sipil, dokumen yang dapat diminta antara lain:

• Kutipan akta kelahiran yang memuat kesalahan.
• Dokumen autentik sebagai dasar pembetulan, seperti ijazah atau dokumen lain yang relevan.
• Formulir permohonan pembetulan.
• SPTJM kebenaran data dengan dua orang saksi apabila dipersyaratkan.

Apabila permohonan merupakan perubahan nama, bukan sekadar kesalahan penulisan, pemohon perlu memperoleh penetapan Pengadilan Negeri terlebih dahulu.

Bagaimana Jika Nama di Ijazah yang Salah?

Tidak semua perbedaan nama harus diselesaikan dengan mengubah dokumen kependudukan. Ada kemungkinan justru ijazah yang memuat kesalahan penulisan.

Jika nama pada KTP, KK, dan akta kelahiran sudah sesuai, tetapi ijazah berbeda, pemilik ijazah sebaiknya menghubungi sekolah atau instansi pendidikan yang menerbitkan dokumen tersebut.

Untuk ijazah sekolah, tanyakan prosedur perbaikan kepada pihak sekolah atau dinas pendidikan yang berwenang. Persyaratan dan mekanisme perbaikannya mengikuti ketentuan pendidikan yang berlaku untuk jenis dan tahun penerbitan ijazah.

Siapkan salinan ijazah yang bermasalah serta dokumen identitas pendukung. Jangan mengubah atau mencoret sendiri bagian nama pada ijazah karena dokumen tersebut merupakan bukti kelulusan resmi.

Apakah Perbedaan Satu Huruf pada Nama Bisa Menjadi Masalah?

Bisa. Walaupun hanya berbeda satu huruf, ketidaksesuaian identitas dapat menyebabkan sistem administrasi atau petugas verifikasi meminta klarifikasi tambahan.

Misalnya, seseorang menggunakan nama “Siti Rahmawati” pada KTP, tetapi “Siti Rohmawati” pada ijazah. Perbedaan tersebut mungkin tidak mengubah identitas orangnya, tetapi tetap dapat menjadi kendala ketika dokumen diperiksa secara ketat.

Jika menemukan perbedaan seperti ini, sebaiknya lakukan pembetulan sebelum digunakan untuk keperluan penting, seperti pendaftaran seleksi pekerjaan, pendidikan, atau pengurusan dokumen perjalanan.

Apakah Mengurus Pembetulan Nama di Dukcapil Dipungut Biaya?

Pelayanan administrasi kependudukan oleh Disdukcapil pada prinsipnya tidak dipungut biaya. Hal ini sejalan dengan ketentuan Undang-Undang Administrasi Kependudukan.

Namun, apabila kasusnya membutuhkan proses hukum melalui Pengadilan Negeri, mungkin terdapat biaya perkara sesuai ketentuan pengadilan. Biaya tersebut berbeda dari biaya pelayanan administrasi kependudukan.

Karena itu, masyarakat perlu memastikan terlebih dahulu apakah kasus yang dialami termasuk pembetulan kesalahan penulisan atau perubahan nama yang memerlukan penetapan pengadilan.

Kesimpulan

Perbedaan nama antara KTP, KK, ijazah, dan akta kelahiran tidak selalu harus diselesaikan melalui pengadilan. Jika masalahnya merupakan kesalahan penulisan dan terdapat dokumen autentik sebagai dasar pembetulan, masyarakat dapat mengajukan permohonan melalui Disdukcapil.

Sementara itu, apabila seseorang ingin mengganti nama atau menambahkan bagian nama meskipun seluruh dokumen sebelumnya sudah sama, prosesnya memerlukan penetapan Pengadilan Negeri.

Langkah terpenting adalah memeriksa seluruh dokumen terlebih dahulu, menentukan sumber kesalahan, dan berkonsultasi dengan Disdukcapil atau instansi pendidikan yang berwenang. Dengan begitu, pembetulan dapat dilakukan pada dokumen yang tepat tanpa menimbulkan perbedaan identitas baru.

Sumber Rujukan

• Undang-Undang Nomor 23 Tahun 2006 tentang Administrasi Kependudukan sebagaimana diubah dengan Undang-Undang Nomor 24 Tahun 2013.
• Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 73 Tahun 2022 tentang Pencatatan Nama pada Dokumen Kependudukan.
• Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kabupaten Bantul, informasi pembetulan nama pada KTP-el.
• Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota Padang, informasi pembetulan nama pada dokumen kependudukan.